Qué son los suplidos en una factura y cómo se facturan

Si alguna vez has contratado a una gestoría, a un abogado o a un asesor, es probable que en la factura hayas visto una línea llamada “suplidos” con un importe que no lleva IVA. Y si eres tú quien factura, es probable que te hayas preguntado si puedes pasar al cliente lo que has pagado por él sin sumarle el 21 %. La respuesta es que depende de una cosa concreta: a nombre de quién se pagó el gasto y con qué encargo.

Ese matiz importa porque el error se paga en los dos sentidos. Si llamas suplido a lo que no lo es, dejas de repercutir un IVA que sí correspondía. Si metes en la base imponible lo que sí era un suplido, cobras al cliente un IVA de más. Esta guía explica qué es un suplido, qué requisitos tiene que cumplir, cómo se diferencia de otros conceptos parecidos y cómo se refleja en una factura, con un ejemplo resuelto.

Qué es un suplido

Un suplido es una suma pagada en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de un mandato expreso de este. Es decir: el cliente te encarga que pagues algo por él (una tasa, un arancel, un impuesto suyo), tú lo adelantas y después se lo trasladas.

La clave está en que ese dinero no es tuyo ni forma parte de tu retribución. No estás cobrando por ese concepto: estás haciendo de intermediario en un pago que es del cliente. Por eso la Ley del IVA (art. 78.Tres.3º) lo deja fuera de la base imponible, que es la cifra sobre la que se calcula el impuesto. Si el suplido no está en la base imponible, no lleva IVA. Si necesitas repasar qué es la base imponible y cómo se calcula el impuesto sobre ella, está explicado en cómo se calcula el IVA, y el panorama general del impuesto en qué es el IVA.

Los cuatro requisitos para que un importe sea un suplido

No basta con que tú lo llames suplido en la factura. Para que el tratamiento sin IVA sea correcto, se tienen que dar estas cuatro condiciones a la vez:

1. El pago se hace en nombre y por cuenta del cliente, con mandato expreso. El mandato puede ser verbal o escrito, pero conviene que sea por escrito: es la prueba de que el cliente te encargó ese pago.
2. El justificante del gasto está emitido a nombre del cliente, no del profesional. La factura, el recibo o el documento de pago del tercero (el registro, la administración, el notario) debe identificar al cliente como destinatario.
3. Se repercute al cliente exactamente el mismo importe que se pagó. Ni un euro más. Un suplido no es una fuente de margen.
4. Quien hace el pago no se deduce el IVA que le hayan repercutido en ese gasto. Si el gasto llevó IVA y te lo deduces tú, ya no estás actuando como simple intermediario.

Si falla cualquiera de los cuatro, lo más probable es que ese importe no sea un suplido y tenga que tratarse como una parte más del servicio, con su IVA.

Da igual que factures como autónomo o a través de una sociedad: el tratamiento del suplido en el IVA es el mismo en ambos casos, aunque si facturas con una sociedad, esta tribute aparte por el Impuesto sobre Sociedades.

Suplido, gasto repercutido y provisión de fondos: no son lo mismo

Aquí es donde más confusión hay, porque los tres conceptos aparecen en la relación entre un profesional y su cliente y a veces se cobran juntos. Pero fiscalmente son cosas distintas.

• Suplido: pagas por cuenta del cliente, con justificante a su nombre, y le trasladas el mismo importe.
• Gasto repercutido (por cuenta propia): desplazamientos, materiales o dietas que pagas tú, con justificante a tu nombre, y que luego trasladas al cliente como parte del coste del servicio. Estos sí entran en la base imponible y llevan IVA, como cualquier otra parte del servicio.
• Provisión de fondos: dinero que el cliente te adelanta para que pagues gastos futuros. Es un anticipo, no es un suplido ni una retribución tuya, y se aclara cuando se pagan los gastos.

	Suplido	Gasto repercutido	Provisión de fondos
Qué es	Pago hecho por cuenta del cliente	Gasto propio que se traslada al cliente	Adelanto del cliente para gastos futuros
A nombre de quién va el justificante	Del cliente	Del profesional	No hay justificante de gasto todavía; se aclara al pagarse los gastos
¿Lleva IVA en la factura?	No	Sí	No como tal: es un anticipo, no una retribución
¿Forma parte de la base imponible?	No	Sí	No como tal: se aclara al pagarse los gastos
Importe que se cobra al cliente	Exactamente el pagado	El que corresponda al servicio	El adelantado, a regularizar

La pregunta que lo resume todo: ¿el gasto era del cliente o era tuyo? Si el justificante está a nombre del cliente y actúas por su encargo, es un suplido. Si está a tu nombre, es un coste tuyo que decides trasladar, y como cualquier parte del servicio, lleva IVA.

Ejemplos típicos de suplidos

Los suplidos aparecen sobre todo cuando un profesional gestiona trámites que exigen pagar a terceros, casi siempre administraciones o registros:

• Tasas administrativas y de registros que una gestoría o un abogado paga por cuenta del cliente.
• Aranceles pagados a nombre del cliente.
• Impuestos del cliente que el gestor liquida por él.

Un caso muy común es la compraventa de una vivienda. La gestoría que tramita la operación paga tasas e impuestos por cuenta del comprador: si el comprador tiene que liquidar el ITP y le encarga a la gestoría que lo presente y pague, esas cantidades son suyas, y en la factura de la gestoría aparecen como suplidos. Lo que sí lleva IVA son los honorarios de la gestoría por su trabajo. Si estás presupuestando una compra, en gastos e impuestos de comprar una vivienda tienes el mapa completo de qué partidas suele haber; cuando parte de ellas pasan por una gestoría, es habitual que se facturen así: honorarios por un lado, suplidos por otro.

Cómo se refleja un suplido en la factura

La estructura de una factura con suplidos sigue siempre el mismo orden:

honorarios (base imponible) + IVA sobre los honorarios + suplidos en línea aparte y sin IVA = total.

Concepto	Trata el IVA	Cómo se muestra
Honorarios	Es la base imponible; lleva IVA	Línea de honorarios con el tipo aplicable
IVA sobre los honorarios	Se calcula solo sobre los honorarios	Cuota de IVA
Suplidos	No lleva IVA	Línea aparte, claramente identificada como suplido
Total	Suma de todo lo anterior	Importe que paga el cliente

Tres detalles prácticos:

• Sepáralos siempre en una línea propia, con el concepto claro (“Tasa del registro pagada por cuenta del cliente”), y no los mezcles con los honorarios.
• Conserva el justificante original del gasto a nombre del cliente: es lo que demuestra que era un suplido, y conviene entregar una copia al cliente.
• La cuota de IVA se calcula solo sobre los honorarios, nunca sobre la suma de honorarios y suplidos.

Ejemplo resuelto paso a paso

Un asesor presta un servicio a un cliente y, por encargo de este, paga una tasa a nombre del cliente. Los datos son:

• Honorarios: 500 €.
• Tipo de IVA: 21 %.
• Tasa pagada a nombre del cliente (suplido): 60 €.

Paso 1. Base imponible. Solo los honorarios: 500 €. El suplido queda fuera.

Paso 2. IVA sobre la base imponible. 500 € × 21 % = 105 €.

Paso 3. Suplido. Se traslada por el mismo importe pagado, sin IVA: 60 €.

Paso 4. Total de la factura. 500 + 105 + 60 = 665 €.

Concepto	Importe
Honorarios (base imponible)	500,00 €
IVA 21 % sobre 500 €	105,00 €
Suplido (tasa pagada a nombre del cliente), sin IVA	60,00 €
Total factura	665,00 €

Ahora el error habitual. Si el asesor hubiera metido los 60 € dentro de la base imponible, esta sería 560 €, y el IVA sería 560 × 21 % = 117,60 €. El total sería 560 + 117,60 = 677,60 €. Frente a los 665 € correctos, el cliente habría pagado 12,60 € de más, que es justo el IVA de los 60 € del suplido (60 × 21 % = 12,60 €). Ese IVA no correspondía, porque el suplido no es parte de la base imponible.

El ejemplo usa el tipo general del 21 % solo para ilustrar la mecánica. Lo importante es la lógica: el IVA se calcula sobre los honorarios, no sobre el suplido. Si tus honorarios tributan a otro tipo, el suplido sigue sin llevar IVA en ningún caso.

Si eres autónomo: los gastos que pagas tú son otra cosa

Un suplido no es un gasto tuyo: es dinero del cliente que pasa por tus manos. Por eso, de los cuatro requisitos, el último es el que más se olvida: no puedes deducirte el IVA que te hayan repercutido en ese gasto, porque el gasto no es tuyo.

Los gastos que sí son tuyos (los que pagas a tu nombre para prestar el servicio, como desplazamientos o materiales) siguen el camino contrario: los facturas a tu nombre y, si los trasladas al cliente, entran en la base imponible con su IVA. Cuáles de tus gastos son deducibles y con qué condiciones es un tema aparte, que está desarrollado en gastos deducibles para autónomos.

Y para saber cuándo se ingresa el IVA de tus honorarios —en el momento de la operación o, con el régimen opcional del criterio de caja, cuando cobras la factura—, tienes el artículo específico sobre ese régimen.

Errores frecuentes

1. Llamar suplido a un gasto pagado a nombre propio. Si el justificante está a tu nombre, el gasto es tuyo, aunque el cliente acabe pagándolo. Se traslada como parte del servicio y lleva IVA. Cómo evitarlo: antes de clasificar una línea como suplido, mira a nombre de quién está el documento del tercero.

2. No documentar el mandato del cliente. El mandato puede ser verbal, pero si no hay nada por escrito, en una revisión te será difícil demostrar que el cliente te encargó ese pago. Cómo evitarlo: deja constancia por escrito (un correo, una hoja de encargo o el propio contrato de servicios).

3. Cobrar al cliente más de lo pagado y seguir llamándolo suplido. Un suplido se repercute por el importe exacto pagado. Si cobras más de lo que costó la tasa, esa diferencia no es un suplido. Cómo evitarlo: traslada el importe exacto y, si quieres cobrar por tu gestión, hazlo en los honorarios.

4. Deducirte el IVA de un gasto que luego repercutes como suplido. Si te deduces el IVA del gasto, estás tratándolo como propio, y luego no puedes presentarlo al cliente como suplido. Cómo evitarlo: no incluyas en tu deducción el IVA de los gastos que trasladas por cuenta del cliente.

5. Mezclar suplidos y provisiones de fondos en la misma línea. Una provisión es un adelanto del cliente; un suplido es un pago ya hecho. Si van juntos, ni tú ni el cliente sabéis qué se ha gastado y qué queda por regularizar. Cómo evitarlo: una línea o un documento para cada cosa, y una liquidación clara cuando se pagan los gastos.

6. No separar los suplidos en la factura. Si los metes dentro de los honorarios, el IVA se calcula sobre un importe que no es solo retribución y el cliente paga IVA de más, como en el ejemplo. Cómo evitarlo: línea aparte, con un concepto claro y sin IVA.

Cuando el importe es relevante, cuando el gasto es inusual o cuando dudas de si algo cumple los requisitos, consulta con un asesor fiscal antes de emitir la factura. Clasificar mal un suplido cambia el IVA que se repercute, y ese error se paga en cualquier dirección.

Datos contrastados con las fuentes oficiales citadas, a septiembre de 2026.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un suplido en una factura?

Es una suma que un profesional paga en nombre y por cuenta de su cliente, por encargo expreso de este, y que después le traslada por el mismo importe. No es una retribución del profesional, sino un pago que corresponde al cliente y que este le encargó hacer.

¿Los suplidos llevan IVA?

No. Los suplidos no forman parte de la base imponible del IVA según el artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA, así que se muestran en la factura en una línea aparte y sin IVA. El IVA se calcula únicamente sobre los honorarios.

¿Qué diferencia hay entre un suplido y un gasto repercutido?

En quién figura como destinatario del justificante. Un suplido se paga a nombre del cliente y no lleva IVA. Un gasto repercutido, como un desplazamiento o unos materiales facturados a nombre del profesional, es un coste propio que se traslada al cliente y sí entra en la base imponible con IVA.

¿Qué requisitos debe cumplir un suplido?

Cuatro: el pago se hace en nombre y por cuenta del cliente con mandato expreso; el justificante está a nombre del cliente; se traslada exactamente el mismo importe pagado; y quien paga no se deduce el IVA que le hayan repercutido en ese gasto. Si falla alguno, el importe deja de tratarse como suplido.

¿Necesito un documento firmado por el cliente para pagar un suplido?

El mandato expreso puede ser verbal o escrito. Aun así, conviene dejarlo por escrito, aunque sea un simple correo o la hoja de encargo, porque es la forma de demostrar que el cliente te pidió hacer ese pago si más adelante hay una revisión o una discrepancia.

¿Puedo cobrar un margen sobre un suplido?

No. Un suplido se repercute por el importe exacto que se pagó. Si cobras algo más por gestionar el trámite, esa diferencia ya no es un suplido: forma parte de tu retribución y tiene que ir en los honorarios, con su IVA.

¿Qué es una provisión de fondos y es lo mismo que un suplido?

No. Una provisión de fondos es dinero que el cliente adelanta para que el profesional pague gastos futuros. Es un anticipo, no un suplido ni una retribución del profesional, y se aclara cuando se pagan realmente los gastos. Conviene no mezclarla con los suplidos en la misma línea.

¿Puedo deducirme el IVA de un gasto que luego facturo como suplido?

No. Uno de los requisitos para que un importe sea suplido es que quien hace el pago no se deduzca el IVA que le hayan repercutido en ese gasto. Si te lo deduces, el gasto se comporta como propio y ya no puede tratarse como suplido.

¿Aparecen suplidos cuando compro una vivienda?

Es habitual. Si una gestoría tramita la compraventa, paga por cuenta del comprador tasas e impuestos como el ITP, y esas cantidades figuran en su factura como suplidos, sin IVA. Los honorarios de la gestoría por su trabajo sí llevan IVA. Conviene pedir el desglose antes de firmar.